Деньги в под отчёт

Деньги в под отчёт

С 1 июля 2017 года брать заявление от работника при выдаче денег подотчёт необязательно.

С 1 июля 2017 года выдавать деньги подотчёт можно даже если не погашена прошлая задолженность от работника.

Подотчётные деньги - это деньги, выдаваемые работнику на расходы, которые связаны с осуществлением деятельности предприятия или ИП. Это могут быть расходы на хозяйственные нужды (покупка рекламных материалов, канцтоваров и другое), командировочные или на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы

Выдача денег осуществляется на основании заявления подотчётного лица и составляется расходного кассового ордера (РКО).

Максимальная сумма, которую можно выдать под отчёт сотруднику наличными не лимитирована. Однако в рамках одного договора можно потратить не более 100 000 рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).

Кому выдавать?

С 1 июля 2014 года выдавать наличные под отчёт можно не только штатным сотрудникам, но и сотрудникам, оформленным по гражданско-правовому договору. Таким образом, деньги под отчёт можно выдавать, например, подрядчикам для покупки каких-либо материалов.

Показать/скрыть: Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У

Перевод подотчётных средств на зарплатную карту сотрудника

Минфин разрешает компаниям перечислять подотчётные суммы на зарплатные карты сотрудников (письмо от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Для этого не обязательно, чтобы правило о переводе подотчётных средств на карты сотрудников компания включала в учётную политику.

Однако, такой пункт требуют добавить чиновники.

Это требование можно проигнорировать, но тогда возможны споры с проверяющими. Поэтому безопаснее закрепить в учётной политике пункт о переводе денег.

Чтобы перечислять деньги под отчёт с расчётного счета компании на зарплатную карту сотруднику, заключите договор с банком. Составляют такой договор по форме, предложенной кредитной организацией. Поэтому проверьте, чтобы по условиям договора банк исполнял платёжные поручения на перечисление денег, которые не относятся к зарплате.

Образец внесения исправлений в учётную политику

Основание для выдачи

Выдача подотчётных сумм осуществляется на основании заявления подотчётного лица либо по приказу руководителя(до 1 июля 2017 года нужны были оба документа). Директор ставит свою подпись в заявлении. Бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер (РКО), на основании которого выдаются средства.

Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно обязательно указать следующие пункты:

  • Сумма, выдаваемая под отчёт.
  • Срок, на который выдаётся эта сумма.
  • Дата написания заявления.

В приказе руководителя ставятся обязательные реквизиты:

  • ФИО сотрудника
  • суммы наличных денег и срока
  • регистрационный номер

C 1 июня 2016 года руководитель не обязан писать от руки сколько и на какой срок выданы деньги под отчёт, достаточно того, что эти параметры написаны в тексте самого заявления.

Как происходит выдача

Деньги под отчёт могут выдаваться как наличными, так и на зарплатную карту сотрудника.

Для того, чтобы были возможны безналичные операции с подотчётными деньгами, необходимо:

  • Закрепить в бухгалтерской учётной политике, а также в локальных нормативных актах, что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника.
  • Чтобы работник, который будет принимать подотчётную сумму, написал заявление, в котором просит перечислить необходимую сумму ему на карту и указал реквизиты своего счёта.
  • Указать в платежном поручении в поле "Назначение платежа", что перечисленные средства являются подотчетными.
  • Разработать и закрепить в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту.
  • Попросить подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.

Все деньги выдаются на основании расходных кассовых ордеров (РКО), где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.

Оформление

Для выдачи подотчётного аванса нужно оформить:

  • Служебную записку инициатора выдачи денег с обоснованием (если инициатор директор, то этот документ не нужен).
  • Приказ руководства о служебных поручениях (отражается исполнитель и размер аванса подотчета)(с 1 июля 2017 года этот документ не обязателен если есть заявление).
  • Расходные кассовые ордера (РКО).
  • Дополнительные документы (удостоверение командированного работника, служебные задания, материальные доверенности на оплату продукции, работ от лица компании, книги регистрации таких доверенностей..).

Одним приказом можно оформить выдачу подотчетных денег двоим сотрудникам (письмо ЦБ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).

Срок предоставления

Руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель сам устанавливает срок, на который он выдаёт деньги под отчёт, этот срок не ограничивается никакими законами или актами. Но в заявлении на выдачу подотчётной суммы должна быть поставлена подпись руководителя, подтверждающая указанный период.

Наличные деньги должны быть возвращены в течение трёх рабочих дней после окончания срока, на который они выдавались.

Отчёт по подотчётным суммам

Форму авансового расчёта можно использовать по форме АО-1 (Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет". Её также можно использовать, убрав лишние графы. Заполняется приходный кассовый ордер (ПКО).

Отражение операций в бухгалтерском учете

В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению").

Не возврат оставшихся средств

В случае невозврата оставшихся средств подотчётным лицом работодатель имеет полное право проводить удержание невозвращённой суммы из заработной платы работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Долг по старым подотчётным суммам

Деньги под отчёт сотрудник может получить только в том случае, если у него нет задолженностей по прошлым подотчётам. С 1 июля 2017 года выдавать деньги подотчёт можно даже если не погашена прошлая задолженность от работника.

Если сотрудник не вернул подотчётные деньги в течение 3 дней после истечения сроков, которые указаны в заявлении на предоставление денег в под отчёт, то работодатель имеет полное право удерживать неизрасходованную сумму из зарплаты работника.

Показать/скрыть: Трудовой Кодекс РФ. Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы

Под отчёт для ИП

Под отчёт для индивидуального предпринимателя можно разделить на 2 части:

  • Деньги, выдаваемые работнику.
  • Деньги, которые берет сам предприниматель.

Деньги под отчёт, которые выдаются работнику

В этом случае правила выдачи денег под отчёт точно такие, как и для организаций (см. выше).

В роли руководителя выступает индивидуальный предприниматель, он ставит подпись на заявлении, выдаёт деньги (или кассир) и оформляет расходный кассовый ордер (РКО).

Деньги, которые берет предприниматель

Индивидуальный предприниматель не должен писать заявление, он просто берёт деньги в кассе на свои нужды, так как все деньги, которые работают у предпринимателя, принадлежат только ему. Если есть кассир, то достаточно устного указания. Но при этом должен быть составлен расходный кассовый ордер (РКО).

Авансовый отчёт ИП предоставлять не обязан.