Какие документы необходимо запросить у контрагента перед заключением договора?

Согласно п.2 статьи 54.1 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить налоговую базу или сумму подлежащего уплате налога в соответствии с правилами при соблюдении одновременно следующих условий:

Основной целью совершения сделки (операции) не являются неуплата (неполная уплата) и (или) зачет (возврат) суммы налога.
Обязательство по сделке (операции) исполнено лицом, являющимся стороной договора, заключенного с налогоплательщиком, и (или) лицом, которому обязательство по исполнению сделки (операции) передано по договору или закону.

Учесть расходы и получить вычет бизнесмен не сможет, если налоговая служба выяснит, что контрагент не имеет средств для проведенной операции. В таком случае необходимо проверить агента перед заключением договора.

О способах проверки контрагентов читайте в статье Проверка контрагента.

Какие документы запросить?

Чтобы быть полностью уверенным, что Ваш контрагент чист, запросите у него следующие копии документов:

Устав.
Свидетельство о государственной регистрации (или Лист записи ЕГРЮЛ).
Свидетельство о постановке на налоговый учет.
Протокол общего собрания участников о назначении директора (или решение единственного участника).
Вторая и третья страницы паспорта руководителя.
Бухгалтерская отчетность.
Справка об отсутствии задолженности перед бюджетом.
Лицензия, свидетельство о допуске к работам, если это необходимо для деятельности контрагента.
Доверенности на право подписи счетов-фактур и товарных накладных.

Образец запроса документации о контрагенте. Файл *doc (Word), размер файла 43 КБ.

Заключение договора

Для того, чтобы застраховаться от недобросовестного контрагента, можно включить в договор дополнительные пункты, подтверждающие финансовую состоятельность контрагента или любой другой пункт, на который согласится партнер.

Если контрагент не захочет заложить гарантии в договор, то стоит подумать - работать с ним или нет. Также гарантии, прописанные в договоре могут помочь в возвращении вычетов и расходов, если налоговая их снимет.

Договор подряда

Договор подряда можно составить, как и обычный договор (см. выше). Также в него можно включить пункты о согласовании субподрядчиков с Вами, пункт о предоставлении всей необходимой информации о субподрядчиках и другое.

Условие о субподрядчиках стоит добавлять, если заказчик по факту будет его выполнять.

Доказательство выполненных работ

При работе с новыми (да и со старыми) контрагентами сохраняйте как можно больше документов, информации и доказательств того, как работы выполнялись, кем они выполнялись и все остальное. При проверке налоговой важен тот факт, что покупатель реально получил товары или результаты работ.

Если контрагент привлекал третьих лиц, то важны документы и показания, которые подтверждают их отношения непосредственно с контрагентом, действия на основании договоров с ним. Для перевозки товаров на проверке пригодятся, например, транспортная накладная, доверенности на получение ТМЦ. Для подряда — акты с указанием конкретных субподрядчиков, дефектные ведомости, журнал регистрации транспорта и посетителей и т.д.

Также это могут быть заявки заказчика на допуск транспорта и работников подрядчика или субподрядчиков, пропуска для них, протоколы производственных совещаний с участием представителей подрядчика, переписка с подрядчиком о согласовании субподрядчиков.